Abwesenheitsnotiz einrichten: So klappt’s
Glassdoor Team
Glassdoor Team | Autor & Karriere-Experte bei Glassdoor | 13. Juni 2023
Wenn Sie eine Zeit lang nicht erreichbar sind und nicht auf Ihre E-Mails antworten können, sollten Sie eine automatische Antwort – eine Abwesenheitsnotiz – einrichten. Jede E-Mail, die Sie in diesem Zeitraum erhalten, wird dann mit Ihrer persönlich eingerichteten Notiz automatisch beantwortet. Wie Sie eine solche Abwesenheitsnotiz einrichten und was inhaltlich nicht fehlen darf, lesen Sie in diesem Artikel.
Warum ist die Abwesenheitsnotiz wichtig?
Wenn Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind oder zum Beispiel für eine längere Zeit eine Krankschreibung haben, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account einrichten und eingehende E-Mails automatisch beantworten lassen. So verhindern Sie Kommunikationsprobleme. Informieren Sie alle Absender:innen mit einer automatischen Abwesenheitsnotiz darüber, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind. Transparente und ehrliche Kommunikation sind für ein gut funktionierendes Team beziehungsweise Unternehmen unerlässlich.
Da in vielen Unternehmen heute mit der Software von Microsoft gearbeitet wird und Outlook inzwischen eines der am meisten genutzten E-Mail-Programme ist, konzentrieren wir uns in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Microsoft Outlook. Die Beispielformulierungen für eine Abwesenheitsnotiz am Ende des Artikels können Sie selbstverständlich auch für jedes beliebige andere E-Mail-Programm verwenden.
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?
Die einfachste Art, eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, ist über die Einstellung „Automatische Antworten“. Folgen Sie einfach den Schritten der nachfolgenden Anleitung.
Tipp: Je nach Outlook-Version können die Bezeichnungen der verschiedenen Einstellungen leicht voneinander abweichen.
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie links oben die Registerkarte „Datei“.
- Unter dem Reiter „Informationen“ finden Sie die Option „Automatische Antworten“.
- Als Nächstes können Sie den Zeitraum für Ihre Abwesenheitsnotiz festlegen. Wechseln Sie hierfür auf „Automatische Antworten senden“ und legen Sie ein Start- und Enddatum fest. Wenn Sie diese Felder freilassen, wird die Abwesenheitsnotiz von nun an versandt, wenn Sie eine E-Mail empfangen.
- Optional können Sie zwei separate Abwesenheitsnotizen festlegen – eine förmliche für externe Kundschaft oder Geschäftspartner:innen und eine informelle für alle Kolleg:innen innerhalb Ihrer Organisation beziehungsweise Ihres Unternehmens.
- Mit „OK“ bestätigen Sie die Abwesenheitsnotiz.
Outlook Abwesenheitsnotiz für Mac erstellen
Wenn Sie mit einem MacBook arbeiten, finden Sie die Einstellung für automatische Antworten in der Outlook App an einer anderen Stelle. Gehen Sie hierfür mit Ihrer Maus an den oberen Bildschirmrand und wählen Sie „Werkzeuge“. Hier befinden sich die Einstellungen für automatische Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen. In der Web-Version finden Sie die automatischen Antworten in den Einstellungen unter dem Reiter „E-Mail“.
Kann ich eine Outlook Abwesenheitsnotiz für bestimmte Tage einrichten?
Wenn Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten im Reiter für die automatischen Antworten nicht ausreichen, weil Sie beispielsweise eine Abwesenheitsnotiz für bestimmte Tage einrichten möchten, können Sie dies über „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ einstellen. Dafür müssen Sie die Abwesenheitsnotiz lediglich als Regel definieren. Das funktioniert wie folgt:
- Wählen Sie links oben die Registerkarte „Datei“.
- Unter dem Reiter „Informationen“ finden Sie neben automatischen Antworten auch die Option „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
- Wählen Sie den Reiter „E-Mail-Regeln“ und darunter direkt die Option „Neue Regel“.
- Klicken Sie auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
- Anschließend haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie festlegen können, wann eine Abwesenheitsnotiz versendet werden soll. Legen Sie diese hierfür über die Felder Bedingungen und Aktionen fest.
- Im Falle einer Abwesenheitsnotiz für bestimmte Tage wählen Sie die Bedingung „mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf“.
- Geben Sie nun die englische Abkürzung des Wochentags oder der Wochentage gefolgt von einem Komma ein, für den oder die Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen möchten (Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun).
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“, dann auf „OK“ und auf „Weiter“.
- Als Aktionen wählen Sie anschließend „diese vom Server mit einer Nachricht beantworten“ und klicken in der untenstehenden Regelbeschreibung auf den blau unterstrichenen Teil „einer Nachricht“. Sie gelangen dann über einen Link zu den Einstellungen für die Nachricht, die Sie als Abwesenheitsnotiz einstellen möchten.
- Geben Sie zuletzt einen Betreff und einen Text für Ihre Abwesenheitsnotiz ein und lassen Sie das Empfängerfeld frei. Beenden Sie den Vorgang mit „Speichern & schließen“.
Tipp: Aktivieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz gegebenenfalls noch für Ihren ersten Arbeitstag nach Ihrem Urlaub, um sich zunächst in Ruhe einen Überblick zu verschaffen.
Wie kann ich meine Abwesenheitsnotiz testen?
Wenn Sie testen möchten, ob Sie bei den Einstellungen Ihrer Abwesenheitsnotiz alles richtig gemacht haben, funktioniert das erst in dem Zeitraum, für den Sie die Abwesenheitsnotiz eingestellt haben. In diesem Fall können Sie eine:n Kolleg:in bitten, Ihnen eine Testmail zu schicken und anschließend Feedback zu geben, ob mit Ihrer automatischen Antwort alles funktioniert.
Eine weitere Möglichkeit, um auch die Mail an Personen außerhalb des Unternehmens zu überprüfen, ist es, sich von Ihrer privaten E-Mail-Adresse aus eine Mail schicken. Dann sehen Sie nicht nur, ob eine Abwesenheitsnotiz verschickt wird, sondern können auch überprüfen, wie die Antwort an Personen außerhalb des Unternehmens aussieht.
Was sollte in einer guten Abwesenheitsnotiz-Vorlage enthalten sein?
Doch wie schreibt man eigentlich eine solche Abwesenheitsnotiz? Welche Angaben dürfen auf keinen Fall fehlen? Und welche Formulierungen eignen sich besonders gut?
In einer Abwesenheitsnotiz ist die wohl wichtigste Angabe der Zeitraum, in dem Sie nicht erreichbar sind oder ein konkretes Datum, zu dem Sie wieder erreichbar sind.
Im Arbeitsumfeld sollten Sie bestenfalls eine oder zwei Personen nennen, die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten und an die man sich in dringenden Fällen wenden kann. Sie sollten den oder die Absender:in außerdem darüber informieren, ob die versendete E-Mail automatisch an Ihre Vertretung weitergeleitet wird oder nicht. Vergessen Sie in letzterem Fall nicht, die Kontaktdaten der Vertretungsperson(en) mit anzugeben.
Die wichtigsten Angaben in einer Abwesenheitsnotiz zusammengefasst
- Zeitraum Ihrer Abwesenheit oder Datum, wann Sie wieder erreichbar sind
- Weiterleitung der E-Mail (ja oder nein?)
- Vertretungsperson(en) inklusive Kontaktdaten
- optional: Grund der Abwesenheit
Muss ich meine Krankheit in der Abwesenheitsnotiz anführen?
Den Grund für Ihre Abwesenheit, wie etwa Urlaub, eine Dienstreise, Elternzeit oder auch eine Krankheit können Sie mit angeben, wenn Sie das möchten. Sie können eine Abwesenheitsnotiz aber auch mit gutem Gewissen ohne eine Begründung verschicken.
Was sind gute Formulierungen für eine Abwesenheitsnotiz?
Bei der Abwesenheitsnotiz kommt es darauf an, wen Sie damit ansprechen. Vor allem für externe Kund:innen und Ansprechpartner:innen empfiehlt sich eine etwas formellere Mail, während Sie die an Kolleg:innen etwas persönlicher und auch gern humorvoll halten können.
Muster: formelle Abwesenheitsnotiz
Im Folgenden haben wir zwei Beispielformulierungen für eine formelle Abwesenheitsnotiz für Sie zusammengestellt – einmal auf Deutsch und einmal auf Englisch.
Muster-Abwesenheitsnotiz (Deutsch):
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aktuell bin ich im Urlaub/auf Dienstreise/in Elternzeit und erst ab dem 20. August wieder erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.
Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meine Kolleg:innen Max Mustermann (max@mustermann.com) oder Erika Musterfrau (erika@musterfrau.net).
Mit freundlichen Grüßen
Name Nachname
Muster-Abwesenheitsnotiz (Englisch):
Dear Sir/Madam,
Thank you for your e-mail. Please note that I am out of the office from August 2nd until September 15th. My emails are not being forwarded.
In urgent cases, please contact my colleagues Max Mustermann (max@mustermann.com) or Erika Musterfrau (erika@musterfrau.net).
Yours faithfully
Name Nachname
Persönliche Abwesenheitsnotiz
Eine persönliche Abwesenheitsnotiz können Sie deutlich individueller gestalten. Achten Sie nur darauf, alle wichtigen Aspekte auch in diesem Fall anzusprechen, damit Ihre Ansprechpartner:innen Bescheid wissen.
So können Sie die Mail allgemein umgangssprachlicher formulieren. Zum Beispiel mit „Ich bin erstmal bis XY im Urlaub“ oder „Ab dem XY bin ich wieder mit frischem Tatendrang für euch erreichbar“.
Handelt es sich bei Ihrer Abwesenheit um einen besonderen Anlass, wie Weihnachten oder Ostern, können Sie diesen in Ihrer Mail erwähnen und Wünsche aussprechen. Frohe Weihnachten, eine schöne Zeit mit der Familie oder wundervolle Feiertage sind nur ein paar Beispiele in diesem Zusammenhang.
Auch Humor ist willkommen. Allerdings sollten Sie diesen eher für die interne Abwesenheitsnotiz nutzen, da Humor immer stark von den Menschen abhängig ist und von Personen, die Sie nicht so gut kennen, falsch verstanden werden könnte. Machen Sie sich daher immer Gedanken darüber, wie Ihr Satz oder Ihre Formulierung bei anderen ankommen könnte. An sich spricht aber nichts gegen „Sofern ich mich im Dschungel nicht verlaufe, könnt ihr mich ab XY wieder erreichen“.
Darauf sollten Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz verzichten
- Erleichterung/Schadenfreude: Selbst wenn Sie unglaublich erleichtert über Ihren Urlaub sind, lassen Sie sich das in Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht anmerken.
- Zu kurz: Auch wenn die meisten Ihrer Kollegen von Ihrem Urlaub wissen, halten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zu kurz. Das wirkt dann so, als wäre Ihnen egal, was während Ihrer Abwesenheit passiert.
- Zitate oder Bilder: Strecken Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht unnötig. Mehr als die wichtigen Angaben sind nicht nötig und lenken nur vom eigentlichen Inhalt ab.
Abwesenheitsnotiz einstellen: kleiner Aufwand, wichtige Wirkung
Der Vorteil einer bereits eingestellten Abwesenheitsnotiz ist, dass Sie diese für die nächsten Male sehr leicht wiederverwenden können. Haben Sie also einmal einen Text formuliert, müssen Sie lediglich die entsprechenden Angaben und den Zeitraum ändern, indem die Abwesenheitsnotiz versendet werden soll. Falls Sie unerwartet früher zurückkehren sollten, vergessen Sie aber nicht, Ihre automatische Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren.
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