Herzlich Willkommen im Team – Begrüßung und Selbstvorstellung neuer Mitarbeiter:innen

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin sollte gut geplant sein. Schließlich wollen Sie, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen im Unternehmen – und besonders in der Abteilung – sofort wohlfühlen. Wie Sie den neuen Mitarbeiter:innen ein herzliches Willkommen im Team bereiten und Sie diese erfolgreich ins Team integrieren, erfahren Sie in unserem Beitrag.

Was gehört zum herzlichen Willkommen im Team?

Zum Willkommen eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin gehören verschiedene Aspekte, die Sie vor dem ersten Arbeitstag vorbereiten und organisieren. Wichtig ist dabei immer, dass sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin gut aufgehoben fühlt – und nicht überfordert ist. Untersuchungen zum Thema Onboarding beweisen, dass der Einarbeitungsprozess ein wichtiger Faktor ist, ob Mitarbeitende schon im Laufe der Probezeit wieder kündigen. Planen Sie also genau, wie Sie am besten vorgehen und achten Sie dabei auf diese Punkte:

Willkommensmail für neue Mitarbeitende – das sollten Sie zur Begrüßung schreiben

Bevor Ihr neuer Mitarbeiter oder Ihre neue Mitarbeiterin im Team anfängt, schreiben Sie als Manager:in oder Personalchef:in eine Willkommensmail. In die E-Mail packen Sie nicht nur die Informationen, wer für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin zuständig ist. Nutzen Sie das Willkommensschreiben auch, um den Ablauf des ersten Tages zu skizzieren. So weiß Ihr neues Teammitglied, was auf es zukommt. Sollten noch Unterlagen benötigt werden oder der oder die neue Mitarbeiter:in am ersten Tag etwas mitbringen müssen, erwähnen Sie auch das in der E-Mail.

Neue Mitarbeiter:innen willkommen heißen – Vorlage für Ihre E-Mail

Orientieren Sie sich für das Verfassen der Nachricht an unseren Mustern. Diese lassen sich einfach anpassen, ganz gleich, ob es eine förmliche oder eine lockere E-Mail sein soll.

Vorlagen für eine Nachricht im förmlichen Stil

Sehr geehrte:r Herr/Frau [Name],

wir freuen uns, Sie am [Datum des ersten Tags] als neue:r Mitarbeiter:in willkommen zu heißen. Ihre zukünftigen Kollegen und Kolleginnen freuen sich schon auf Sie.

Ihr Arbeitsbeginn ist um [Uhrzeit]. Melden Sie sich dazu einfach am Empfang, wo Sie Ihren Firmenausweis erhalten. Dort wird Sie [Ansprechperson] persönlich abholen und durch das Unternehmen führen.

Anbei senden wir Ihnen den Ablauf des ersten Tags, damit Sie wissen, was Sie erwartet.

Wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Vorlagen für eine Nachricht im lockeren Stil

Liebe:r [Name],

jetzt ist es bald so weit – und dein erster Tag bei uns steht an. Wir freuen uns schon sehr auf dich.

Dein Arbeitsbeginn ist um [Uhrzeit]. Komm einfach zum Empfang, wir holen dich dann dort ab. Danach bekommst du eine kleine Führung durch das Unternehmen. Alles Weitere, was dich an deinem ersten Tag erwartet, findest du im Ablauf, den wir dir anhängen.

Hab noch ein paar schöne Tage bis zum Arbeitsbeginn.

Viele Grüße und bis bald

[Name]

Wie Sie als Manager:in das Team über neue Mitarbeiter:innen informieren 

Nicht nur Ihren neuen Mitarbeitenden sollten Sie schon vor dem ersten Tag eine E-Mail schreiben. Informieren Sie auch die zukünftigen Kollegen und Kolleginnen darüber, dass ein neues Teammitglied in den nächsten Tagen anfangen wird. Diese Nachricht können Sie – je nach Unternehmenston – formell oder locker halten. Erzählen Sie, wenn möglich, etwas über den oder die neue Mitarbeiter:in, um mögliche Anknüpfungspunkte für ein Gespräch zu schaffen.

Vorlage für die Vorstellung im Team

Liebe Kollegen und Kolleginnen,

ab [Datum] wird uns [Name] als [Position] verstärken. Zuvor hat er:sie als [früherer Job] gearbeitet und interessiert sich besonders für [Hobbys/Interessen].

Wir freuen uns auf den Arbeitsbeginn und hoffen, dass ihr [Name] gut bei uns aufnehmt.

Viele Grüße
[Name]

Als Kollege oder Kollegin das neue Teammitglied willkommen heißen

Wenn Sie einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin bekommen, kommt es gut an, wenn Sie diese Person am ersten Tag mit einer persönlichen Nachricht willkommen heißen. Das ist vor allem dann besonders relevant, wenn Sie zukünftig häufig zusammenarbeiten werden. Sprechen Sie dabei mögliche Gemeinsamkeiten an und erzählen Sie kurz etwas über sich. Das können berufliche Aspekte oder Freizeitinteressen sein. Je nachdem, was Ihnen lieber ist und besser passt.

Vorlage Willkommensmail als Kollege oder Kollegin mit gemeinsamer beruflicher Vergangenheit

Liebe:r [XY],

herzlich willkommen im Unternehmen. Ich bin bei uns für den Bereich [Arbeitsgebiet] zuständig. Daher werden wir in Zukunft häufig miteinander zu tun haben.

[Name des:der Vorgesetzten] hat uns erzählt, dass du zuvor bei [XY] gearbeitet hast. Ich war vor einigen Jahren auch in dem Unternehmen beschäftigt. Lass uns doch mal bei einem Kaffee darüber plaudern.

Liebe Grüße
[Name]  

Vorlage Willkommensmail als Kollege oder Kollegin mit gemeinsamem Hobby

Liebe:r [XY],

herzlich willkommen im Unternehmen. Ich bin bei uns für den Bereich [Arbeitsgebiet] zuständig. Daher werden wir in Zukunft häufig miteinander zu tun haben.

[Name des:der Vorgesetzten] hat uns erzählt, dass du [XY] gern machst. Da haben wir eine Gemeinsamkeit! Lass uns gerne bei einem Kaffee darüber plaudern.

Liebe Grüße
[Name]

So stellen Sie sich selbst als neue:r Mitarbeiter:in vor

An Ihrem ersten Tag werden Sie viele Menschen kennenlernen und diese wollen alle etwas über Sie erfahren. Bereiten Sie sich also auf typische Fragen vor. Das können Themen wie Studium, vorherige Arbeitgeber und Hobbys sein.

Wenn Ihre Kollegen und Kolleginnen an unterschiedlichen Standorten sitzen, bietet sich auch eine Vorstellungsmail an. Erzählen Sie etwas über sich und wieso Sie jetzt in diesem Unternehmen arbeiten. Dabei können Sie selbst entscheiden, welche Informationen über Hobbys und Werdegang Sie preisgeben wollen. Am besten fügen Sie auch ein Foto hinzu, damit alle ein Bild von Ihnen im Kopf haben.

Vorlage Vorstellungsmail

Hallo zusammen,

mein Name ist [XY] – als neue:r Kolleg:in im Bereich [Abteilung] möchte ich mich euch kurz vorstellen. Anbei findet ihr auch ein Bild von mir.

Nach meinem Studium [XY] habe ich einige Jahre als [XY] gearbeitet. Jetzt war es Zeit für eine Veränderung und ich freue mich sehr auf die neuen Herausforderungen, die mich in meinem Job als [Position] erwarten.

Ansonsten interessiere ich mich für [Themen] und/oder betreibe [Hobby]. Gern können wir uns in der Mittagspause oder bei einem Kaffee darüber austauschen.

Ich freue mich sehr, euch zukünftig noch besser kennenzulernen.

Viele Grüße

[Name]

Willkommenspaket für neue Mitarbeiter:innen schnüren

Besonders schön ist es, wenn der oder die neue Mitarbeiter:in am ersten Tag eine Willkommensmappe mit wichtigen Informationen erhält. Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin bekommt so direkt einen Überblick, was für die erste Zeit entscheidend ist. Dabei können Sie auch Flyer zu Arbeitsgruppen beilegen oder Informationen zu Essensmöglichkeiten.

Immer beinhalten sollte die Willkommensmappe:

Gerne können Sie auch Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger im Firmendesign zu der Willkommensmappe legen.

Neue Mitarbeiter:innen am ersten Tag willkommen heißen

Dann ist es so weit – jetzt heißt es: herzlich willkommen neue:r Mitarbeiter:in. Sorgen Sie dafür, dass die Personen aus dem Vorstellungsgespräch am ersten Tag Zeit für den oder die neue Mitarbeiter:in haben. Eine persönliche Begrüßung von bekannten Gesichtern kann die Nervosität gleich etwas mindern. Machen Sie dabei keine Wissenschaft aus der ersten Begegnung. Ein simples und freundliches „herzlich willkommen“ reicht in den meisten Fällen. Stellen Sie sich auch auf Small Talk ein, mit dem Sie die Situation auflockern können.

Wie gelingt die Integration von neuen Mitarbeiter:innen in ein Team?

Im Laufe der ersten Wochen und Monate lernt Ihr:e neue Mitarbeiter:in immer neue Bereiche kennen, bis er oder sie eigene Projekte übernimmt. Damit das Onboarding und der Start gut funktioniert, erstellen Sie einen Einarbeitungsplan mit den entscheidenden Aspekten:

Je mehr Mühe Sie sich damit geben, Ihr neues Teammitglied in alle wichtigen Bereiche einzuführen und mit anderen aus dem Team zu interagieren, desto besser werden diese sich integrieren. Achten Sie dafür auf folgende Regeln:

Was sind die Vorteile und das Ziel von guten Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter-Onboardings?

Ein gelungenes Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen hat unterschiedliche Vorteile. Sowohl für Sie als auch für das neue Teammitglied. Deswegen sollten Sie diesen Prozess auch nicht nebensächlich behandeln.

Vorteile für das Unternehmen

Für das Unternehmen ist der größte Vorteil, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen reibungslos an die üblichen Arbeitsprozesse herangeführt werden und somit schneller aktiv in Aufgaben eingebunden werden können. Außerdem reduzieren Sie mit einem vernünftigen Einarbeitungsplan den Stress bei Ihren neuen Mitarbeitenden, was in der Regel auch zu einer allgemein höheren Zufriedenheit und Unternehmensbindung führt.

Vorteile für den oder die neue:n Mitarbeiter:in

Bei dem oder der neue:n Mitarbeiter:in ist der größte Vorteil, dass eine gute Einarbeitung die neuen Mitglieder schnell ins Team integriert, sodass sie sich nicht alleingelassen fühlen, wenn unbekannte Aufgaben anstehen.

Was sind die Ziele bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen hat das Ziel, diese schnell und reibungslos in die Arbeit und das Team einzuführen. Ihnen wird gezeigt, wie die Arbeitsprozesse für bestimmte Aufgaben ablaufen – und worauf sie besonders achten müssen.

Wer ist für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden zuständig?

Für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sollten Sie genau festlegen, wer wofür zuständig ist. Meistens begrüßen der oder die Personaler:in, sowie der oder die Vorgesetzte den oder die neue Mitarbeiter:in. Sie führen die Person üblicherweise auch durch das Unternehmen.

Im weiteren Verlauf der Einarbeitung ist wichtig, dass Sie genau wissen, welche Aufgaben Ihr:e neue:r Mitarbeiter:in in der ersten Zeit übernehmen soll. Informieren Sie die Verantwortlichen dafür rechtzeitig und gehen Sie mit Ihnen durch, wie die Einführung in die Projekte funktionieren soll. Sorgen Sie auch dafür, dass alle technischen Gegebenheiten am ersten Tag verfügbar sind. Also dass Ihr:e neue:r Mitarbeiter:in den Laptop und alle wichtigen Zugänge erhält und nicht noch darauf warten muss. Beziehen Sie dafür Ihre IT-Abteilung möglichst frühzeitig in das Onboarding mit ein.

Fazit: Neue Mitarbeiter:innen mit guter Vorbereitung herzlich im Team willkommen heißen

Damit Ihre neuen Mitarbeiter:innen sich sofort im Unternehmen wohlfühlen, sollten Sie die Aufgabe nicht auf die leichte Schulter nehmen. Bereiten Sie das Willkommen der neuen Mitarbeiter:innen gewissenhaft vor und sorgen Sie dafür, dass diese immer eine:n Ansprechpartner:in haben. Je besser sich die neuen Mitarbeiter:innen integriert fühlen, desto geringer ist das Risiko einer Kündigung durch den oder die Arbeitnehmer:in während der Probezeit. Ein gutes Onboarding und eine herzliche Begrüßung sind damit eine Investition in die Zukunft eines gut miteinander arbeitenden Teams!